Si vous êtes responsable télécoms ou vous dirigez une entreprise, vous avez certainement entendu parler de la nouvelle technologie relative aux lignes téléphoniques : la VoIP (Voice over Internet Protocol). Il s’agit d’une téléphonie via le protocole IP qui prend la place de la téléphonie traditionnelle en raison de ses multiples avantages.
France Télécom a, par exemple, annoncé la fin des lignes traditionnelles dès 2023. Ainsi, toutes les entreprises ont l’obligation de passer à un système VoIP. Pour effectuer cette migration, il est important de suivre certaines étapes. Découvrez dans ce guide comment les entreprises peuvent s’y prendre.
Évaluer vos besoins en VoIP
Pour passer à un système VoIP, vous devez évaluer vos besoins. En effet, vous ferez le point des services téléphoniques dans votre structure. Le point prendra en compte les télécopieurs analogiques ainsi que les connexions internet avec un ancien modem bas débit.
Après ce point, il faudra analyser et voir si les fonctionnalités de ces lignes répondent aux exigences de l’heure. Essayez ensuite de prendre des informations sur la téléphonie VoIP notamment ses fonctionnalités. Vous pouvez essayer de les comparer. Vous vous rendrez compte que les nouvelles fonctionnalités du système VoIP sont meilleures et peuvent améliorer les performances de votre entreprise ainsi que le bien-être des travailleurs. Parlant de ces fonctionnalités, elles permettent de :
- Enregistrer et réécouter tous les appels ;
- Faire l’analyse des données concernant les appels d’une équipe commerciale.
Bien choisir le fournisseur de téléphonie VoIP
Le choix d’un bon fournisseur est une étape nécessaire pour passer à un système VoIP et nous vous recommandons vivement Interfone.be. D’abord vous procéderez au choix de l’une des deux options qui s’offrent à vous. Il s’agit de l’IPBX (Internet Protocol Private Branch eXchange) ou d’une solution 100 % hébergée sur le Cloud.
Avec l’IPBX, vous profiterez sûrement de la modernité comparativement à la ligne traditionnelle. Néanmoins, vous ne profiterez pas de la digitalisation, car cette solution n’utilise que des téléphones fixes. De même, sa gestion physique et logistique est complexe et rend ses prestations médiocres.
Par contre, avec la solution VoIP hébergée sur le Cloud, vous pourrez profiter de la digitalisation. Son installation ainsi que sa gestion sont faciles et rapides. En plus, vos collaborateurs ont la possibilité de passer les appels où qu’ils soient avec le terminal de leur choix (ordinateur ou téléphone).
Après avoir choisi l’option VoIP 100 % Cloud, vous choisirez le bon fournisseur. Vous prendrez en compte les critères suivants :
- La facilité de mise en place : un fournisseur aux installations rapides et efficaces ;
- La facilité d’utilisation : votre solution VoIP doit être facile à utiliser ;
- La qualité des appels : vous devez profiter d’un essai gratuit afin de tester la qualité de l’audio ;
- La flexibilité et la qualité du support.
Former les équipes à la nouvelle solution de téléphonie
Après l’installation de la téléphonie VoIP, il faudra former des agents pour que l’opération soit un succès. Vous devez organiser une formation à l’endroit de vos collaborateurs.
Pour la théorie, ils doivent lire et comprendre les documents ou guides du fournisseur. En pratique, ils doivent aller au contact de l’outil sur des situations existantes.